Un séminaire à l’étranger peut être très bénéfique pour une entreprise et ses collaborateurs. Cependant, de nombreux dirigeants considèrent ce type d’évènements difficiles à organiser, mais aussi onéreux. À cet effet, voici les étapes à suivre pour faire un séminaire à l’étranger à moindre coût.
Définir le concept de votre séminaire
Vous devez définir l’idée générale de votre séminaire à l’étranger avant de commencer à l’organiser. Cela signifie que vous devez déterminer les vraies raisons pour lesquelles vous voulez le réaliser. Toutefois, vous pouvez déléguer l’organisation à une agence telle que https://www.vogueagence.fr/ pour bénéficier d’un travail professionnel.
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En outre, vous devez également identifier tous les participants qui vont prendre part à votre séminaire à l’étranger. Définissez les dates et les heures, mais également le nombre de jours sur lequel s’étalera l’évènement.
De plus, ayez à cœur de définir les différents sujets autour desquels les discussions seront orientées tout en tenant compte des résultats escomptés à la fin du projet. En effet, il est nécessaire d’avoir une vision précise de ce que vous voulez avant de démarrer l’organisation proprement dite.
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Quand bien même vous voyagez, soyez clair sur le fait qu’il ne s’agit pas de vacances. Il s’agit plutôt d’une initiative d’entreprise et improviser serait très risqué.
Prévoir le budget
Pour une organisation réussie, il est important de bien délimiter votre budget au risque de faire des dépenses exagérées et imprévues. Pour cela, organisez une rencontre avec votre directeur financier et définissez dans quelles mesures organiser le séminaire à l’étranger sur le plan financier.
Sollicitez également tous vos responsables de planification de l’évènement pour savoir s’il est possible d’obtenir des réductions à certains niveaux. Par ailleurs, vous devez réfléchir à comment dépenser le moins d’argent possible pour réaliser des économies pour l’entreprise.
Ainsi, réservez le moyen de transport pour payer moins cher. Prenez également le temps de comparer beaucoup d’offres et choisissez la plus avantageuse en matière d’agences de voyages, de restauration ou d’hébergement. De plus, ne voyagez pas pendant les vacances ou autres périodes touristiques, car les prix seront élevés.
Déterminer la destination
Pour choisir la destination idéale, prenez une feuille et écrivez-y celles qui vous semblent les plus appropriées. Éliminez donc les options qui ne respectent pas votre budget et votre concept. Vous pouvez aussi discuter avec vos collaborateurs sur la destination de votre voyage, ces derniers se sentiront davantage impliqués dans les décisions de l’entreprise.
En outre, choisissez le pays où se déroulera votre séminaire en fonction :
- des hébergements disponibles ;
- des infrastructures disponibles pour la tenue des activités ;
- de la logistique disponible.
Par ailleurs, apprêtez le dossier de tous les participants en fonction de la législation du pays hôte et faites les démarches nécessaires. Enfin, élaborez un plan précis pour le déroulement de votre évènement d’entreprise.
