Vous avez écrit un courriel professionnel avec soin, mais vous n’avez pas la moindre idée de la façon de le conclure. Vous cherchez la formule de politesse idéale pour votre situation ? Pas de panique ! Cet article vous fournira des conseils et des illustrations sur la manière de conclure vos e-mails de manière productive et respectueuse.
Plan de l'article
Utiliser une formule de politesse
Une formule de politesse est une expression courtoise qui sert à saluer ou à remercier son interlocuteur. Elle se place généralement à la fin du mail, après le corps du message et avant la signature. Elle permet de montrer votre respect et votre considération pour votre destinataire et de renforcer le ton et le style de votre email. Elle crée aussi une relation de confiance et de cordialité avec votre interlocuteur et donne une impression positive afin d’améliorer votre image professionnelle.
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À l’inverse, une politesse inappropriée ou absente peut contrarier, sinon mettre en colère le destinataire et créer une impression de négligence ou d’impolitesse. Cela va diminuer votre crédibilité, affaiblir l’impact de votre message et nuire aux possibilités d’obtenir une réponse ou un accord. Il est donc absolument nécessaire de choisir la bonne salutation en fonction des circonstances.
Choisir la bonne formule de politesse selon le contexte et le destinataire
Il n’existe pas une seule formule de politesse universelle, mais plusieurs possibilités selon le contexte et le destinataire. Pour choisir la bonne formule, vous devez tenir compte de quelques éléments.
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- Le niveau de formalité : il dépend du type d’email (demande, offre, information, réclamation…) et du lien que vous avez avec votre interlocuteur (client, fournisseur, collègue, supérieur…).
- Le genre du destinataire : il faut adapter la formule en fonction du sexe (Madame/ Monsieur) ou du titre (Docteur/ Professeur…) du destinataire. Si vous ne savez pas qui est la personne, vous pouvez utiliser une formule neutre (Bonjour/ Bonsoir).
- Le nombre de destinataires : il faut accorder la formule au pluriel si vous écrivez à plusieurs personnes (Mesdames/Messieurs) ou utiliser une formule collective (Chère équipe/Chers collègues…)
La formule de politesse peut donc prendre un caractère très formel en disant par exemple « Mes salutations distinguées, Madame/Monsieur ». Une autre façon, plus neutre, de s’exprimer, consiste à dire » Cordialement/ Bien cordialement/ Sincèrement/ Bien à vous « . Dans un contexte plus informel, une expression appropriée serait » Amicalement/ À bientôt/ Bonne journée « .
Inclure un appel à l’action pour inciter le destinataire à répondre
À la fin d’un courriel d’affaires, il est utile d’inviter le destinataire à passer à l’étape suivante. Cela peut être aussi simple que » Dans l’attente de votre réponse… » ou plus précise tel que « Merci de me confirmer votre disponibilité « .
L’appel à l’action permet de rappeler l’objectif principal de votre email, de solliciter l’attention et l’intérêt de votre interlocuteur et de créer un sentiment d’urgence ou d’importance. En plus, il facilite la poursuite du dialogue ou la conclusion d’une affaire. Toutefois, c’est à vous de décider si vous souhaitez inclure un appel à l’action avant ou après la salutation.
Lorsque vous rédigez un appel à l’action dans un courriel, il est impératif de le rendre compréhensible, sans ambiguïté et courtois. De plus, il doit être en accord avec le contenu et le style du message.
