Travail hybride : Ne laissez plus traîner vos documents sur la table à manger

Axé autour du télétravail et du Flex Office (Bureau flexible), le travail hybride permet aux employés de bénéficier de davantage d’autonomie et de flexibilité. De plus, ces derniers peuvent faire des économies sur les frais de transport et les frais de fourniture, car la majorité des tâches se font sur l’ordinateur et des plateformes collaboratives numériques.

Épargne, rapidité, sécurité et surtout meilleur rendement et productivité sont autant d’avantages de cette forme de travail.

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Voici quelques conseils utiles sur le travail hybride et ne plus laisser traîner de papiers sur la table à manger ou au bureau.

1. Éviter au maximum l’usage du papier

D’après une étude menée par The Paperless Project, les compagnies américaines déboursent plus de 120 milliards de dollars pour imprimer des documents, dont la plupart deviennent obsolètes après 3 mois.

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Le papier est issu de l’abattage des arbres.

Dites-vous toujours que les défis environnementaux actuels imposent la protection des arbres et vous parviendrez à comprendre l’utilité de la numérisation des documents.

2. Numériser tous vos documents

À l’heure actuelle, la numérisation occupe une position primordiale dans la vie des entreprises. Elle se caractérise par la présence d’outils informatiques et gadgets.

Grâce au Cloud et aux supports de stockage (clés USB, cartes mémoire, disques durs et autres), l’employeur et le personnel peuvent conserver des données sans trop de contraintes d’espace.

De nombreuses entreprises ont réalisé de grands progrès juste en supprimant ou en réduisant le taux d’utilisation du papier dans leurs activités commerciales, comptables, administratives et autres.

Avec la numérisation, vous pouvez:

  1. Épargner de l’argent et une énorme quantité d’espace de stockage.
  2. Rationaliser et faciliter les processus métiers critiques.
  3. Mettre en place le libre-service client.
  4.  Favoriser et faciliter l’accès aux informations en temps réel.
  5. Réduire le temps et le prix de l’édition, de modification et de redistribution de vos documents, brochures, formulaires ou affiches publicitaires.
  6. Mieux protéger vos documents contre le risque de perte, de dégradation, ou de destruction.
  7. Mieux sécuriser vos données et informations confidentielles.
  8. Réduire les cycles d’approbation.

Pour expérimenter tous ces multiples avantages, pensez à numériser tous vos documents. Vous pouvez par exemple prendre en photo vos versions papiers et ensuite, convertir vos JPG en PDF. C’est simple, rapide et efficace. Visitez ce lien.

La numérisation des contenus (textes, images, vidéos ou audio) n’est pas la seule option pour éviter l’utilisation excessive du papier. Continuez à lire.

3. Opter pour l’usage des applications de travail numérique

À la maison, dans un métro, dans un bateau en pleine mer, ou même au pied d’une montagne, vous pouvez rester connecté(e) avec tous les membres de votre équipe et échanger des fichiers sans pour autant signer ou entasser de la paperasse.

Dans une approche de transformation majeure au sein de votre entreprise, vous devez créer un groupe de travail qui réunit l’ensemble du personnel autour d’une des applications pour PC ou mobile.

Il existe des logiciels pour:

  • Organiser des réunion à distance
  • Conserver des tâches sans faire appel au bloc note physique
  • Regrouper les équipes et cocher la liste de présence dans une base de données.

Conclusion: éviter d’utiliser le papier au bureau ou à la maison est  une option économique, rapide et sécurisante

Pour parvenir à laisser cette contrainte derrière vous, il vous faut:

  1. Bannir les vieilles habitudes (moins de papier pour des tâches administratives, commerciales, comptables…)
  2. Numériser vos documents papiers actuels
  3. Privilégier les outils et applications de travail en ligne.

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